Laura Facchin, analista informatica “prestata” alla meccanica. Consulente e formatrice nelle PMI, si occupa di organizzazione aziendale prevalentemente in ambito tecnico-produttivo, con focus su innovazione e sviluppo prodotto.
Chi ben organizza e a metà dell’(P)opera!
Laura Facchin
Il senso fisico per l’organizzazione
Cerco di dare il mio piccolo contributo a questo interessantissimo scambio di pop-opinioni e pop-visioni. Come opinion piece, voglio parlare di organizzazione, dando seguito all’interessante articolo che potete leggere nella sezione Prolegomeni al Manifesto del Pop Management 21 – Organizzazione Pop. Comando, Controllo, Paura, Disorientamento.
Sin da piccola mi è sempre piaciuto organizzare, qualsiasi cosa, dalle feste di compleanno alle escursioni in montagna o le vacanze di famiglia, ai ritrovi con amici, alle gite fuori porta. Ho sempre avuto anche una certa passione per l’organizzazione proprio fisica degli spazi, che non va confusa con l’ottimizzazione o disposizione, ma proprio come senso fisico, logico e mentale di analizzare e studiare qualcosa al fine di scomporlo, frammentarlo e ricomporlo dando un senso, che non fosse quello del caos, dell’azzardato e men che meno pesante, legato ad una forma di meccanicismo o opprimente che sia. Bensì qualcosa di snello, semplice e semplificato. Che semplice e semplificato, sebbene abbiamo la stessa radice, rappresentano due forme diverse di un concetto comune.
Un po’ come caro e costoso… per intenderci!
Nella mia attività, ho la fortuna di lavorare in e per molte aziende, sia in Italia che all’estero. Questo mi permette di confrontare metodi e modi organizzativi molto diversi tra loro, pur trovandomi nello stesso settore lavorativo.
La cultura molto incide su questo.
La latitudine pure!
La mentalità ha i suoi strascichi.
L’intelligenza e la determinazione di organizzare le cose in un certo modo, idem.
L’abito non fa il monaco (a meno che non ti trovi di fronte un monaco vero!)
Partiamo dagli spazi. Una delle cose che guardo quando entro in un’azienda sono gli spazi, esterni ed interni. La cura, come si presenta, l’accoglienza. Vi chiederete cosa ha a che vedere questo con l’organizzazione? Ne ha, eccome. Perché, se hai bene in mente il concetto di organizzazione e miglioramento, il modo di disporre ed organizzare gli spazi, ha la sua importanza, anche in ambito (di organizzazione) aziendale. Certe volte entro in aziende che da fuori sembrano musei e dentro racchiudono un ambiente super ordinato, moderno o classico che sia, ma pensato nei minimi dettagli, organizzato attentamente e che non lascia nulla al caso.
Altre volte entro in aziende che, al contrario, fuori sembrano licei e dentro sono dei veri e propri musei, anzi, mi correggo…scantinati! Perché i musei possono accogliere sia cose moderne che antiche, gli scantinati il più delle volte ammassano cose vecchie, malandate, in disuso e dimenticate!
Sempre un po’ per il binomio caro e costoso, anche tra vecchio e antico c’è differenza!
Lavorare in un ambiente ben organizzato dal punto di vista “visivo” o estetico, come vogliamo dirla, influisce positivamente sull’umore e l’efficienza di chi ci trascorre all’interno buona parte della propria giornata.
Mi è capitato di lavorare in uffici bui, angusti, disordinati e provare un certo disagio e distrazione, del tutto controproducente, al contrario, quando lavoro in spazi luminosi, non serve che siano enormi, ma accoglienti, ben disposti e piacevoli anche alla vista, la concentrazione e l’attenzione sono diverse.
Carte carte carte e ancora carte.
Siamo nell’era della digitalizzazione (e anche del buon senso). È mai possibile che sia ancora necessario stampare e stampare e stampare fogli di carta, anche solo per quattro righe?
Certo dipende da cosa si stampa, ma il più delle volte sono cartacce che ingombrano, vanno archiviate in un dimenticatoio, vanno scarabocchiate e spesso buttate. Per certe cose esistono le “nuvole” (cloud per i nerd!) all’interno delle quali buttare l’utile e l’inutile, ma almeno ci risparmiamo fogli, carta, alberi, toner e corrente per nulla.
Anche qui, si tratta di organizzare non solo gli spazi (box pieni di carte hanno bisogno di scaffali, pieni di box che sono pieni di carte, che a sua volta hanno bisogno di pareti piene di scaffali, pieni di box, pieni di carte, il tutto in stanze che hanno le pareti occupate solo da scaffali e avanti con la filastrocca…) ma anche il contenuto che si vuole tenere-archiviare o eliminare-non archiviare. È una questione non solo di fisica, degli spazi, ma anche [1] logica, di analisi, conoscenza e consapevolezza del “cosa serve e cosa no”, cosa è utile e cosa no, e [2] mentale: mi sforzo per capire cosa abbia senso in ciò che faccio e cosa no, cosa è o ha effettivamente un “valore aggiunto” e cosa no.
Riunioni e riunioni e riunioni e fiumi di parole, come cantano i miei “quasi” vicini di casa: Jalisse.
Avete mai fatto caso alle riunioni? Ai fiumi di parole citato anche nei Prolegomeni al Manifesto del Pop Management 22 – Leadership Pop da Roberto Veronesi?
Come si organizzano, spesso meglio dire non-si organizzano, come si strutturano, come si effettuano, come si concludono…e cosa ne rimane o cosa si fa dopo?
Ho assistito a riunioni aziendali, sia come interna che come esterna, che, se fossero di condominio, sarei andata a vivere in tenda!
Si chiama tutti, indipendentemente da chi serve o meno. Meglio lasciare un ufficio vuoto e un telefono che squilla per due ore, piuttosto che decidere, in base a cosa (si dovrebbe) discutere, chi è veramente la persona più idonea a partecipare o meno. Il più delle volte non esiste un ordine del giorno, o della riunione, si va a braccio per “sentito dire”, o “mi ricordo che c’era da fare questo”, ha chiamato tizio e avanti. Riunioni così, organizzate alla carlona, servono a ben poco. Men che meno se poi non si dà seguito, in modo ordinato e attento, a qualcosa di veramente utile che sia emerso o a qualcosa veramente importante da fare. Organizzare una riunione ha un suo perché (solo se veramente necessaria!). Prima di tutto si evita di fare mercato, dove tutti hanno qualcosa da dire purché si parli (o se ne parli). Spesso senza cognizione di cosa si è chiamati a fare o dire. Secondo, per le briscolate ci sono altri momenti, stare ore e ore seduti, senza cavarne un buco dal muro, vale tanto quanto il becchime dato agli orologi a cucù. Tradotto, il nulla cosmico.
Le riunioni vanno attentamente pianificate, correttamente condotte ed attentamente organizzate. Si tratta di tempo prezioso che spesso viene sottratto alle attività, la cui efficienza e/o inefficienza si riversa poi sul risultato finale, sul prodotto scadente, sul cliente insoddisfatto.
Devono avere un senso logico, ma anche fisico. Non servono ore, bastano anche 15/30 minuti, anche in piedi (magari 15 bastano, vedi pausa caffè…quelle con dolce e gossip arrivano anche a 30’ e oltre…). Purché ci sia una tabella di argomenti intelligenti sui quali aprire e chiudere un task a favore di una corretta e completa azione a seguire. Tuttalpiù, si spezzetta una riunione i tanti micro-incontri, ma ben studiati, organizzati per dire esattamente e concretamente quello che c’è da dire e fare, con le sole persone interessate ad un determinato asset e basta. Less is more, POP is Top! Dove POP può anche essere l’acronimo di Poche, Organizzate e Precise, oppure Pensate, Organizzate e Producenti.
Aziende=capannoni con all’interno tanti silos.
Non facciamo di tutta l’erba un fascio, ma tantissime, tantissime e ripeto, tantissime aziende hanno al loro interno dei veri e propri silos.
Sono sì degli uffici, abbiamo l’ufficio amministrazione, ufficio HR, ufficio tecnico, ufficio commerciale e avanti così, ma sembrano dei paesi separati ciascuno con il proprio campanile. Mi è spesso capitato che qualcuno, durante le mie “interviste” aziendali, mi si rivolgesse dicendomi “quelli dell’ufficio acquisti”, “quelli del commerciale” o “quelli del magazzino”. Sdrammatizzando, ogni volta che sento queste sparate, mi giro per vedere se stanno indicando qualcuno…niente, attorno a me solo le mura. Capite bene che questo modo di riferirsi ai propri colleghi, oltre ad essere sbagliato ed anacronistico, denota una totale incapacità di intendere il concetto di appartenenza, coesione, collaborazione, partecipazione.
Non sono ancora ben chiari dei semplici principi secondo i quali, la distinzione dei ruoli, per come sta evolvendo il mercato, le logiche manageriali, organizzative, ma in primis, sociali, spingono nella direzione della trasversalità, orizzontalità, non verticalità.
Concetto che viene magistralmente ripreso anche nel Prolegomeni al Manifesto del Pop Management 30 – Organizzazione Pop. Verso l’Hypermedia Platfirm (Cura), nella sezione in cui si parla di intelligenza collaborativa e si ripropone il libro Intelligenza Collaborativa. Verso la Social Organization scritto da Marco Minghetti.
Il libro si articola in tre sezioni:
- La prima all’interno della quale vengono descritte le cinque fasi necessarie per realizzare la trasformazione organizzativa a livello strategico.
- Nella seconda sezione viene indicato come deve cambiare la funzione Risorse Umane per adeguare politiche e processi di gestione e sviluppo alle logiche del lavoro collaborativo.
- Infine, nell’ultima sezione, sono presentati i principi e valori chiave attorno ai quali edificare i nuovi comportamenti diffusi, le nuove competenze, i nuovi stili di leadership.
L’organizzazione top-down, l’organizzazione a silos e quindi verticalizzata e isolata non hanno più ragione di esistere in quelle aziende che mirano a innovare, innovarsi, essere attrattive verso potenziali talenti, per non parlare di trattenere i talenti stessi (senza che se la diano a gambe per colpa di un’organizzazione ingessata), migliorare la collaborazione e comunicazione interna. In questo tipo di organizzazioni, ormai obsolete, è estremamente facile incolpare chiunque. Visto che sono chiuso nella mia stanzetta vuoi che qualche altro degli altri uffici veda se sono stato io o meno a creare un problema o a sbagliare?
Le organizzazioni così strutturate hanno forse dei team al loro interno, ma la pecca di questi team è che sono omogenei, sono formati dalle persone dello stesso ufficio, al massimo ci può mettere il naso il titolare, ma difficilmente si “aprono” agli altri ambienti aziendali. La creazione invece di team interfunzionali e cross funzionali fa sì che si lavori seguendo un programma ed una logica “intelligente” e “collaborativa”, volta alla distribuzione e co-partecipazione e non al rilascio della patata bollente.
La pecca delle organizzazioni a silos è anche il fatto che ogni ufficio o ogni reparto, vede solo quello che fa, al massimo quello che arriva dal reparto/ufficio precedente, perdendo così quello che è il successivo sviluppo, processo di produzione e risultato di un prodotto o servizio che verrà dopo di lui. Sia ben chiaro, non si pretende che tutti sappiano fare tutto, a ciascuno la sua mansione ed il suo compito, ma la possibilità di condividerla e valorizzarla anche con la collaborazione ed i feedback provenienti da chi ci sta attorno, non solo aggiunge valore a quello che facciamo, ma anche a chi siamo in azienda. Non solo un numero o un “operatore” che fa quello e basta, ma un tassello importante e necessario lungo tutta la filiera.
Sembra facile…
Organizzare sembra facile, ma non è da e per tutti. Serve prima di tutto buon senso, serve adattabilità, flessibilità e concretezza. Serve sburocratizzare modi e metodi obsoleti, vecchi, opprimenti, passati e datati per dare spazio a modi e metodi snelli, ponderati, che portino valore aggiunto.
Non servono mille procedure per organizzare bene, spesso non servono proprio neppure quelle.
È la capacità di giudizio la soluzione a quasi ogni problema ambiguo, non la procedura.
E la capacità di giudizio si affina mettendo in relazione e collaborazione le persone tra di loro, contaminandosi a vicenda, trasferendosi knowhow e feedback…altra parola magica che non deve mai mancare nelle organizzazioni che si rispettino.
Dare dei feedback e riceverne, è il pilastro per il miglioramento continuo. Se negativo, deve aiutare a migliorare e crescere, se è positivo, deve aiutare a migliorare e crescere…un pochino di più alla volta.
Chi ben organizza e a metà dell’(P)opera! Sempre e comunque.
47 – continua
Copertina di Marcello Minghetti (Mosaico per Ariminum Circus Stagione 1)
Puntate precedenti
1 – DALLO HUMANISTIC AL POP MANAGEMENT
2 – MANIFESTI, ATLANTI, MAPPE E TERRITORI
3 – IL MANAGER PORTMANTEAU
4 – WHICH WAY, WHICH WAY?
5 – LEADERSHIP POP (LEZIONI SHAKESPEARIANE)
6 – OPINION PIECE DI RICCARDO MAGGIOLO
7 – LEADERSHIP POP (APERTURA, AUTONOMIA, AGIO, AUTO-ESPRESSIONE)
8 – OPINION PIECE DI JOSEPH SASSOON
9 – OPINION PIECE DI CESARE CATANIA
10 – OPINION PIECE DI VANNI CODELUPPI
11 – OPINION PIECE DI ALESSANDRO GIAUME
12 – COLLABORAZIONE POP. L’IRRESISTIBILE ASCESA DELLE COMMUNITY INTERNE
13 – COLLABORAZIONE POP. L’EMPATIA SISTEMICA
14 – COLLABORAZIONE POP. LE COMMUNITY AZIENDALI: UNO STATO DELL’ARTE, PARTE PRIMA
15 – COLLABORAZIONE POP. LE COMMUNITY AZIENDALI: UNO STATO DELL’ARTE, PARTE SECONDA
16 – OPINION PIECE DI MATTEO LUSIANI
17 – OPINION PIECE DI MARCO MILONE
18 – OPINION PIECE DI ALESSIO MAZZUCCO
19 – OPINION PIECE DI ALESSANDRA STRANGES
20 – OPINION PIECE DI FRANCESCO VARANINI
21 – ORGANIZZAZIONE POP. COMANDO, CONTROLLO, PAURA, DISORIENTAMENTO
22 – OPINION PIECE DI ROBERTO VERONESI
23 – OPINION PIECE DI FRANCESCO GORI
24 – OPINION PIECE DI NELLO BARILE
25 – OPINION PIECE DI LUCA MONACO
26 – OPINION PIECE DI RICCARDO MILANESI
27 – OPINION PIECE DI LUCA CAVALLINI
28 – OPINION PIECE DI ROBERTA PROFETA
29 – UN PUNTO NAVE
30 – ORGANIZZAZIONE POP. VERSO L’HYPERMEDIA PLATFIRM (CURA)
31 – OPINION PIECE DI NICHOLAS NAPOLITANO
32 – LEADERSHIP POP. VERSO L’YPERMEDIA PLATIFIRM (CONTENT CURATION)
33 – OPINION PIECE DI FRANCESCO TONIOLO
34 – ORGANIZZAZIONE POP. VERSO L’HYPERMEDIA PLATFIRM (CONVIVIALITA’)
35 – OPINION PIECE DI LUANA ZANELLATO
36 – OPINION PIECE DI ANDREA BENEDETTI E ISABELLA PACIFICO
37 – OPINION PIECE DI STEFANO TROILO
38 – OPINION PIECE DI DAVIDE GENTA
39 – OPINION PIECE DI ANNAMARIA GALLO
40 – INNOVAZIONE POP. ARIMINUM CIRCUS: IL READING!
41 – ORGANIZZAZIONE POP. VERSO L’HYPERMEDIA PLATFIRM (CONVOCAZIONE)
42 – OPINION PIECE DI EDOARDO MORELLI
43 – ORGANIZZAZIONE POP. VERSO L’HYPERMEDIA PLATFIRM (CO-CREAZIONE DI VALORE)
44 – OPINION PIECE DI MARIANNA PORCARO
45 – OPINION PIECE DI DONATO IACOVONE
46 – OPINION PIECE DI DENNIS TONON
