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HR 2.0? Gli Applicant Tracking System

Applicant Tracking SystemIl processo HR che forse più di altri sta conoscendo una accelerazione in chiave social è il Recruiting, di cui abbiamo parlato in chiave teorica in HR 2.0?Una Social Media Strategy per le risorse umane. Parte seconda: Recruiting e di cui abbiamo portato successivamente alcuni casi concreti, come quelli di Banca Ifis e di Hera.

Ora,  un approccio completo al Recruiting 2.0 non può prescindere dalla necessità di dare struttura, efficienza e tracciabilità alle attività condotte in Rete. Ne ho parlato con Azzurra Giorgio e Matteo Cocciardo, di Intervieweb.it. Gli strumenti digitali che consentono di gestire il processo sono software nati nel mondo anglosassone che, spiegano Azzurra e Matteo, si stanno diffondendo a macchia d’olio tra le organizzazioni nostrane: si tratta dei Recruitment Management Software (RSM) (detti, soprattutto dagli anglosassoni, Applicant Tracking System) funzionanti via web, accessibili sempre e ovunque tramite internet, su tutti i device – inclusi quelli mobili – e integrati con i canali web aziendali – siano essi pubblici o privati (ad esempio le intranet).

I RMS più completi consentono l’ottimizzazzione del recruiting, attraverso la riduzione del costo per ogni assunzione e l’incremento indiretto del ROI, rendendo più rapidi ed efficaci il sourcing e l’identificazione dei candidati idonei. Questi strumenti si propongono sul mercato garantendo completezza e semplicità allo stesso tempo, essendo adatti ad aziende di ogni settore e dimensione per la modularità e la scalabilità offerte dalle tecnologie web su cui si fondano.

In sintesi, le funzionalità dei RMS consentono di creare database di candidature spontanee, pubblicare offerte di lavoroe diffonderle su tutti i canali web (dal sito aziendale, ai social network e agli aggregatori di annunci), raccogliere e selezionare le candidature alle offerte in modo automatico, organizzare e tracciare i processi di valutazione e selezione. Per aziende con attività di employer branding localizzate consentono anche di comunicare e gestire eventi di recruiting, dai company day alla partecipazione a fiere.

I prodotti più completi si propongono come lo strumento cardine per garantire l’approccio multicanale 2.0 di cui si è parlato in questo capitolo: i contenuti (siano essi Novità o Offerte di lavoro) sono pubblicabili dal recruiter grazie al pannello di controllo del software sulle pagine Facebook aziendali, in apposite App, su reti di multiposting internazionali con target di centinaia di migliaia di utenti, su Twitter, LinkedIn o gruppi di discussione specifici – sempre garantendo la centralizzazione delle candidature ricevute. Al candidato, poi, viene data la possibilità di inserire il proprio profilo attingendo automaticamente da altri social network come LinkedIn, ad esempio, evitando la complessità di form lunghi e corposi.

Oltre ad essere strumenti di comunicazione pubblica (a garanzia della coerenza delle politiche di employer branding multicanale) e di gestione organizzativa dei processi di selezione dei talenti, i RMS permettono all’azienda di riappropriarsi del rapporto interpersonale con il candidato, seppure attraverso il web: al candidato, infatti, viene lasciata la possibilità di aggiornare il suo profilo in modo autonomo e diretto, di dialogare con l’azienda grazie a sistemi di messaggistica interna, di mostrare il suo talento all’interno di test dedicati. Nei casi più brillanti, poi, il candidato viene raggiunto ovunque egli si trovi con strumenti di colloquio e valutazione a distanza in videoconference (accenniamo solo ai vantaggi di tale strumento per recruiter aziendali che siano in periodi di leave o in trasferta, oppure per candidati con disabilità che fossero impossibilitati a raggiungere la sede aziendale).

Parlando con le aziende ci si rende conto di quanto questo approccio sia vincente e di come esso possa apportare valore misurabile nel concreto, in termini di recuperi di efficienza e di incrementi di efficacia nella qualità del recruiting. La sua scalabilità intrinseca lo rende adatto anche a realtà snelle e di piccola-media dimensione, come le società di consulenza. Innext, gruppo internazionale nella consulenza strategica e nella formazione, nato a Milano da 10 anni, ha scelto di utilizzare In-recruiting. Lucilla Treu, responsabile della selezione, ci ha dato la sua testimonianza: “In-recruiting è stata una scelta innovativa e migliorativa nella gestione del nostro processo di recruiting. Ogni giorno riceviamo curricula di persone con seniority, competenze ed esperienze professionali completamente diverse. Alcuni sono profili interessanti ma, magari, non in linea con le ricerche in atto in quel momento: da qui la nostra difficoltà e la sfida vinta grazie a In-recruiting di trovare uno strumento che ci aiutasse, innanzitutto, a creare un sistema di archiviazione dei CV e che ci permettesse, poi, al momento del bisogno di una particolare figura, la ricerca e il recupero di curricula in linea con quanto ricercato e già valutati come potenzialmente interessanti e archiviati, man mano ricevuti. In breve tempo l’azienda è arriva a costruirsi, così, un ampio database con un efficace, agile e veloce sistema di ricerca. Questo permette oggi ad Innext di risparmiare, potendo, in alcuni casi, cercare direttamente alcune figure senza la necessità di avvalersi di società specializzate nella ricerca e selezione del personale.

E’ stato, inoltre, possibile razionalizzare i processi e suddividere la gestione delle attività grazie alla possibilità di creare più utenti con livelli di accesso differenziati. Ciò che differenzia In-recruiting, per me, è soprattutto la grande innovazione della funzionalità via web che permette di gestire gli aspetti operativi ovunque ci si trovi: l’unico requisito necessario è un accesso a Internet. Per noi consulenti questo rappresenta un grande valore aggiunto e ci ha permesso di rendere più efficienti e tempestivi i nostri processi in ambito HR, dal fissare un appuntamento, al colloquio tramite videoconference, dalla compilazione della scheda di valutazione, alle comunicazioni con i candidati, evitando, così, di farci scappare e ‘rubare’ potenziali talenti.

Innext, poi, crede molto nella potenzialità dei nuovi media e In-recruiting, in questo, sposa appieno la nostra attuale strategia, dando la possibilità di creare sinergia tra le attività di marketing, recruiting ed employer branding e l’utilizzo di social network. In-recruiting non è solo un prodotto, è un modo di lavorare il cui bello è che è in continua evoluzione – il che permette non solo di stare al passo con e novità ma di anticiparle e supportare la propria azienda nel rimanere competitiva.”