Una nuova generazione di Intranet

Come abbiamo testimoniato in questo blog più volte (vedi ad esempio      Dalla Intranet 1.0 al Social Portal)      e sostenuto nel volume L’intelligenza collaborativa    (vedi in particolare  l’ Ottavo Capitolo,  La Comunicazione Interna 2.0 per trasformare i dipendenti in collaboratori) è    sempre più matura l’esigenza aziendale di trasformare le vecchie Intranet in veri e propri Social Portal, particolarmente attenti allo sviluppo di applicazioni mobile.

Una ulteriore conferma ci viene dal Report di Appirio The Emerging Social Intranet, realizzata in collaborazione con gli oltre 6.000 membri di The International Association for Human Resources Information Management (IHRIM), per raccogliere e condividere informazioni su come le tecnologie mobili e social stanno influenzando gli investimenti aziendali nella realizzazione di una nuova generazione di Social Intranet radicate nella trasformazione dei processi in ottica collaborativa e mobile: l’ottica di quella che noi chiamiamo la Social Organization.

Concepita come un’unica piattaforma online per soddisfare le esigenze di informazione, di supporto ai processi gestionali e amministrativi e di collaborazione fra i dipendenti, offrendo allo stesso tempo uno strumento di talent management, la intranet di prima generazione non si è dimostrata del tutto all’altezza delle aspettative, scrivono i ricercatori. Secondo la loro analisi, molti di questi primi sforzi non sono andati a buon fine perché la Direzione HR non è stata in grado di creare un’esperienza utente coinvolgente e a vero valore aggiunto, calcolando fra l’altro male la velocità di obsolescenza delle informazioni in rete. In breve, questi portali per i dipendenti di prima generazione hanno fatto poco per ridurre i costi delle risorse umane e ancor meno per migliorare l’esperienza (col)lavorativa dei dipendenti. Ora, una nuova generazione di Employee Portal, le cosiddette Social Intranet, sta cominciando ad emergere con la promessa di aiutare HR e IT nel creare una più avvincente esperienza di lavoro collaborativo.

I risultati

È interessante notare che la stragrande maggioranza ( 85%) delle organizzazioni intervistate hanno sostenuto che attualmente sono dotate di un portale per i dipendenti; inoltre indicano che lo sviluppo del portale è una priorità sia per HR che per IT (75 % mission critical o importante). Solo il 15 % degli intervistati ammette di non avere attualmente una soluzione di portale o intranet, mentre oltre la metà (55 %) ha indicato di avere in programma l’implementazione di una tale soluzione in un prossimo futuro. Fra coloro che hanno risposto di non avere intenzione di implementare una soluzione di portale interno o intranet, solo l’1 % ha sostenuto di non sentirne il bisogno, bilanciato dall’1% di chi ritiene di avere attualmente un canale migliore per la collaborazione e la comunicazione. Gli altri citano fra le cause mancanza di fondi, mancanza di consenso sul valore dell’iniziativa da parte del management e la difficoltà di gestire una piattaforma di questo genere. Senza dubbio, l’indagine conferma un desiderio quasi universale per fornire alle persone una efficiente   ed         efficace   piattaforma centralizzata per accedere a informazioni e strumenti dell’azienda.

Quando è stato chiesto lo scopo primario per cui dotarsi di un portale e che tipo di funzionalità offrono quelli attualmente in uso, la maggior parte degli intervistati ha affermato che i loro portali attuali sono progettati principalmente come fonte di comunicazione top down verso le risorse umane e di informazione circa le procedure da adottare nei vari processi (70%), per fornire ai dipendenti e dirigenti un accesso facile ai contenuti di informazione resi disponibili dall’azienda( 61%), come trampolino di lancio per le applicazioni HR (47%) .

L’ indagine rivela dunque come il focus rimane sulla risoluzione di questioni interne al mondo HR nell’ottica della semplificazione burocratica e amministrativa, piuttosto che sull’utilizzo del portale come backbone di una trasformazione organizzativa che guardi ai nuovi principi del Management 2.0 (come succede invece da noi in Ottica Avanzi).

Non sorprende quindi che i portali hanno fatto ben poco per influenzare positivamente l’impegno dei dipendenti e la loro soddisfazione (39 %), oltre che la collaborazione e la condivisione della conoscenza (38%) e che non hanno permesso alla Direzione HR di diventare il motore di un cambiamento strategico (33%) .

Viceversa, quando guardiamo specificamente all’impatto sul business, scopriamo che coloro che stanno sviluppando una soluzione intranet con componenti social e/o mobile stanno determinando un grande miglioramento sia nel livello di engagement dei dipendenti, sia nella collaborazione fra loro ( 77%), rispetto ai player che non offrono funzionalità social o mobili (33%). Appare inoltre evidente che quanto più il portale include elementi social o mobile, quanto più può effettivamente agire come catalizzatore del ruolo di business parter dell’ HR in quanto motore di iniziative strategiche di cambiamento, come accade a quasi la metà (49%) di coloro che offrono funzioni social e mobile.